Effectieve meetings met andere mensen

Effectieve meetings met andere mensen

Weinig dingen zijn zo irritant als een ontmoeting met mensen die je tijd verspillen. In dit artikel beschrijven wij hoe je effectieve meetings kunt hebben.

In onze samenleving is tijd een schaars goed. Als moderne professional vervul je verschillende rollen. Dat houdt het werk afwisselend, maar leidt er ook toe dat je vaak druk bent met allerlei zaken. Er is je dus alles aan gelegen om je tijd zo efficiënt mogelijk te besteden. Dat geldt ook voor de vele meetings die je op een dag hebt: die wil je graag zo productief mogelijk vormgeven. Maar hoe zorg je voor effectieve meetings?

Effectieve meetings: productief omgaan met anderen

Productief omgaan met anderen betekent niet alleen dat je van ze krijgt wat je wilt. Het betekent ook dat je snel resultaat krijgt terwijl je de relatie met de andere persoon onderhoudt en zelfs verbetert, “zodat ze van je blijven kopen, met je blijven uitgaan, met je blijven leven, met je blijven werken en je blijven inhuren.” 1 Dat zegt trainer en ondernemer Alan Palmer in zijn boek Talk Lean uit 2014. In het boek geeft hij verschillende tips voor productieve en effectieve meetings met anderen. Wij lichten er vier toe.

Behoefte aan training of coaching (banner)

1. Begin met het eind in gedachten

Het is een van Stephen Coveys zeven eigenschappen van succesvolle mensen: beginnen met het eind in gedachten. 2 Als je weet naar welk doel je toewerkt, is het makkelijker hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en prioriteiten te stellen. Om een effectieve meeting te hebben, is het cruciaal zo snel mogelijk duidelijk te maken wat je met de ontmoeting wilt bereiken. Dat helpt jou en je gesprekspartner om de juiste keuzes te maken.

2. Creëer een veilige en open omgeving

Een effectieve meeting gedijt bij veiligheid en openheid. Heeft het gesprek een vertrouwelijk karakter of niet? Hoe eerlijk kan en wil je zijn? Welke belangen heeft de ander om dit gesprek te voeren? Probeer ook te schakelen tussen de verschillende communicatieniveaus om erachter te komen of je het onbezorgd over de inhoud kunt hebben. Als je hier transparant in bent en duidelijke afspraken over kunt maken, weten alle gesprekspartners waar ze aan toe zijn. Het gevoel van veiligheid dat hierdoor ontstaat, heeft een positieve uitwerking op de productiviteit van je meeting.

3. Luister aandachtig en reageer adequaat

Om als zender een boodschap over te brengen, moet je aandacht besteden aan de ontvanger. Dat wil zeggen dat je actief en aandachtig luistert naar wat diegene vertelt, dat je de ander laat uitpraten en dat je doorvraagt op momenten dat je hem of haar niet begrijpt. Realiseer je dat effectieve meetings niet om jou draaien, maar om het resultaat. Je wilt samen met de ander tot inzichten, afspraken of doelstellingen komt.

4. Besteed aandacht aan kwaliteitscontrole

De term kwaliteitscontrole kan talloze associaties oproepen. In het geval van een meeting gaat het erom dat je aan het eind checkt of de sessie voor alle partijen effectief is geweest, of er nog open eindjes zijn en of er behoefte is aan een vervolgsessie. Ook is het essentieel om heldere afspraken te maken over het vervolg te maken. Je kunt immers nog zo’n vruchtbare sessie hebben, maar zonder tastbare resultaten laat de productiviteit nog altijd te wensen over.

Heb jij effectieve meetings?

Je gesprekspartners zijn waarschijnlijk net zo blij als jij dat je snel ter zake komt, goed naar ze luistert en de meeting op het juiste moment beëindigt. Met een effectieve meeting creëer je dan ook per definitie een win-winsituatie.

Bronnen

  1. Palmer, A. (2014). Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations. Oxford: Capstone, p. 6. ↩︎
  2. Covey, S. (1988). De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. New York: Free Press, p. 45. ↩︎

TAGS

Boost je spreekvaardigheid

Wij zijn De Gespreksacademie. Wij helpen jou als professional je gespreksvaardigheden verbeteren. Dat doen we in de vorm van training en coaching. Verder delen we kennis over alles wat te maken heeft met gespreksvoering.

Boost je spreekvaardigheid

Wij zijn De Gespreksacademie. Wij helpen jou als professional je gespreksvaardigheden verbeteren. Dat doen we in de vorm van training en coaching. Verder delen we kennis over alles wat te maken heeft met gespreksvoering.

Door deze website te gebruiken gaat u akkoord met ons cookie- en privacybeleid.
×